– Kezdjük a legegyszerűbbel: mi is az e-számla? 
– Az eladó a szokásos módon kiállítja a számlát, lehetőleg számítógép segítségével, vagy bevezeti a számítógépbe, majd ennek tartalmát valamilyen számítógépes program segítségével európai és hazai standardok alapján átírja úgynevezett XML formátumba. Így a számla tartalmát a számítógép általánosan tudja értelmezni, kezelni, küldeni vagy éppen fogadni. A következő lépésben a számla XML formátumát a program feltölti az adóhatóság adatbázisába, illetve a cég saját virtuális postaládájába, más néven elektronikus ügyfélkapujába (Spațiu Privat Virtual – SPV). Itt a hatósági alkalmazás érvényesíti a számla formai kritériumait és mellé teszi a pénzügyminisztérium digitális „pecsétjét”. Ezt mind az eladó, mind a számlán szereplő vásárló programja le tudja tölteni, és ez lesz az e-számla „eredeti” példánya. Fontos hangsúlyozni, hogy eddigi, e-mailben küldhető, különféleképpen szerkesztett elektronikus számlákkal. Az előnye, hogy a számla bevezetésétől kezdődően a műveletek teljesen automatizálhatók, ha most még nem is, de miután általánossá válik a rendszer, mindenképpen.

– Kinek kötelező e-számlát kiállítani?
– Az e-számlázást fokozatosan vezetik be. A szállásadók esetében már április elsejétől kötelezően e-számlát is fel kell tölteni az adóhatósághoz az összes olyan számla esetében, amelyeket vakációs jegyekkel fizettek ki. Július elsejétől kötelezően e-számlát is kell használni a következő helyzetekben: a magas adócsalási kockázattal járó termékek esetében (zöldség-gyümölcs, szeszes ital, új épületek eladása, ásványvíz, homok és kavics, ruházat, lábbeli stb.). Amennyiben a vásárló egy állami intézmény, és közbeszerzési eljárás kapcsán történik a művelet, az eladó szintén e-számlát köteles kiállítani; és ha mindkét fél opcionálisan bejelentkezett az e-számla-rendszerbe, akkor is kötelező feltölteni az e-számlát. Fontos kiemelni: az e-számlázási regiszterbe nem kötelező bejelentkezni ahhoz, hogy a törvény által előírt számlákat feltöltsük, viszont ezek a számlák csak akkor tekinthetők eredetinek, és nem kell hagyományosan is elküldeni, ha a szállító és vevő is beiratkozott a rendszerbe. Az állami cégeket hivatalból írják be a rendszerbe, és az úgynevezett Forexebug portálról töltik le a kapott számlákat. Ezenkívül természetesen opcionálisan is fel lehet tölteni más számlákat.

– Kinek miért előnyös az e-számla? 
– Elsősorban az az előnye, hogy digitális formátuma által megvalósulhat a gép–gép kommunikáció, és így sok automatizálási lehetőség nyílik meg. A formátum az európai standard legfrissebb verziója. Az adóhatóság fokozottan tudja ellenőrizni a kockázatos áruk forgalmát, később pedig minden tranzakciót. A cégeknél ez idővel teljesen kiváltja a mostani számlaküldési módokat, és megoldható lesz, hogy a program beolvassa automatikusan a vevő kapott számláját a nyilvántartásba, automatikusan archiválja a kiküldött és kapott számlákat. Az előnyei akkor fognak igazán látszani, amikor általánosítják a rendszert, és nem kell majd párhuzamosan kezelni a számlákat.

– Mit kell tenni induláskor?
– Az e-számla bevezetése csak bizonyos műveletekre kötelező. A cégvezetőnek azt kell elemeznie elsősorban, hogy van-e, lesz-e a közeljövőben olyan forgalom, amely az előbbi kategóriákba tartozik, ennek függvényében kell rákészülnie. Mint minden új rendszer bevezetésekor, új feladatok lesznek. Napi, folytonos használatról lévén szó, a szervezési feladat elsősorban az ügyvezetőkre, nem pedig a külső könyvelőkre hárul. Természetesen a könyvelők, az IT-sek tanácsait, szervezési javaslatait is figyelembe kell venni. Az ügyvezetőknek ajánljuk, szerezzenek be saját digitális aláírást akkreditált cégektől! Ennek segítségével nyissanak SPV-fiókot (ha még nem tették meg), és ebből majd digitális belépési kulcsokat lehet generálni azoknak a programoknak, amelyek a napi rutin során feltöltik majd a számlákat és letöltik az arra kapott válaszokat az adóhatóságtól. Ezekkel a kulcsokkal csak az e-számlák láthatók a fiókban, így a programok és azt kezelő alkalmazott nem fér hozzá a cég SPV-ben tárolt más adataihoz. A számlák tartalma is kiegészül, bizonyos termékeknél fel kell tölteni a vámtarifa NC-kódjait, az intézmények felé pedig egy másik, CPV-kódlista alapján kell a termékeket/szolgáltatásokat beazonosítani, és standard mértékegységkódokat kell használni. Ezeket a kódokat ajánlatos előre rögzíteni. Természetesen be kell szerezni, telepíteni a számlázóprogram új verzióját, amely az e-számlával kapcsolatos műveleteket elvégzi. A bevezetés kötelező, de a vállalkozás szempontjából befektetésnek tekinthető, hiszen a későbbi gép–gép kommunikáció, vagyis az automatizálások kiindulópontja.

– Úgy tűnik, ismét egy kicsit váratlanul éri a vállalkozásokat az új rendszer bevezetése.
– Az e-számla előkészítésére nyolc hónap állt rendelkezésre. Ebben az esetben az országos szoftverszövetség (ANIS) képviseletében, amelynek tagjai vagyunk, a HAMOR Soft is részt vett abban a munkacsoportban, ahol az adóhatóság szakembereivel egyeztettük a szabályozásokat, hogy minél könnyebben alkalmazhatóak legyenek. Talán első eset volt, hogy érdemben tárgyalhattunk együtt a szabályozásokról. Egyébként a magunk részéről igyekeztünk bemutatókkal, online ismertetőkkel szakmai szempontból is felkészíteni az érdekelteket.